皆さん、エントリーシートの書く内容については、シッカリ吟味されていると思います。
一方で、「書き方」についても真剣に考えていますか？今日はエントリーシートの文章の書き方についてです。
目次
エントリーシートはビジネス文書形式で書くべし！
エントリーシートは「作文」や「小論文」と捕らえるのではなく「ビジネス文書」と捕らえ、ビジネス文書形式を意識して記載したほうがよいです。
なぜなら、
採用担当者は常日頃からビジネス文章に慣れ親しんでいる
からです。
ビジネス文書とは「忙しい相手に短時間で要点をシッカリと伝える」という目的のものです。
ビジネス文書の5つの基本
ビジネス文書にはいくつか基本があります。以下は基本的な5つになります。
- 結論から書く
- 文書を細かく区切る
- 定量的に書く
- パラグラフライティング
- 読み手の立場や知識を意識して書く
1.結論から書く
これはどの就活本にも書かれている基本中の基本です。
自己PRなどでは、「私の強みは○○です。なぜなら・・・」というように、最初に設問に対するズバリな答えを最初に記す方法です。
2.文章を細かく区切る
これも読みやすい文章の基本です。
以下はエントリーシートというより面接（口頭）で多いダメパターンです。
悪い例：
私の強みは○○ですが、一方で○○という弱みもあることを理解しており、この弱みを克服するために、学生時代には○○を意識して活動して、その結果、大学4年生のサークル活動で部長を務めたときには、大会で○○という成績を収めたことで、部創設40年依頼はじめての・・・・・
これを読んだ人は、この人は何を言いたいのかまったく理解できません。聞き終わったときには相手の頭には何も残っていないでしょう。
良い例：
私の強みは○○です。しかし、○○という弱みがあることも理解しています。
弱みを克服するために学生時代に意識して活動してことは○○です。
その結果、創設40年で初めて○○という成績を収めることができました。
こういう感じで、1文に言いたいことを1つずつ入れるようにしましょう。
3.定量的に書く
これは話に具体性を持たせるためのテクニックです。ビジネス文書では当たり前です。
悪い例：お客様からすごいクレームが多かったものが、私の工夫でクレームが減りました。
クレームが減ったことはわかります。一方で、その程度については受け取り手によってマチマチです。
いい例：月に100件（クレーム全体の5割）を占めていた案件が、私の工夫で月に1件（以前の1/100）にまで減少させることができました。
こう書くことにより、対処したクレームが以下に問題だったか。またその後の効果についてもわかりやすく伝えられます。
4.パラグラフライティング
パラグラフ（段落）ごとに、伝えたいことを明確にし、段落の関係もシッカリと意識するという考え方です。1つ「結論が先」もパラグラフライティングの基本1つです。
少しだけ例を書いてみますと、
パラグラフ１ : 私の強みは○○です。
パラグラフ2 : この強みを習得するために努力したことは３つあります。
パラグラフ2-1 : 1つ目は○○です。….
パラグラフ2-2 : 2つ目は○○です。….
パラグラフ2-3 : 3つ目は○○です。…
と、論理的に、文書の階層図や並びを意識しながら会話していくものになります。
パラグラフライティング
詳細はgoogleでパラグラフライティングで検索してください。
5.読み手の立場や知識を意識して書く
学生が住む世界は狭く、常に周りの人とある程度の共通認識を持っている前提で会話しがちです。
特に大学での研究テーマの説明を求められる理系の大学生に多いですが、「専門知識」や「業界トレンド」を相手が知っている前提で説明してしまうパターンです。
悪い例1：私の研究テーマは、パーセプトロンが三層以上が主流になりつつあるニューラルネットワークの業界のおいて…
専門用語ばかりでわかりません。
悪い例２：バングラデシュ飢餓と栄養不良の増大が広く問題視されている中において、○○をすることで・・・
そもそも、バングラデシュでの問題から説明が必要。
などがあげられます。
相手は知識ゼロの前提で、「専門用語は極力排除」し、「前提情報や共通認識の部分」も説明する。あるいはわかり易い例題に変えるなどの工夫が必要になります。
自分の親に説明ことを想像して文章を作成する
というのが一番わかり易い考え方かと思います。
ビジネス文書は起承転結ではなく、結承転提
ここまで読んでいただくとお分かりだと思いますが、ビジネス文書は起承転結ではありません。
物語は相手に「続きを気にさせて、ワクワクさせる」文章が優れた文章ですが、ビジネス文章は相手に「疑問」を浮かび上がらせてはいけません。
相手の指向順序に遭った記載が必要です。
一説には、「結・承・転・提」とも言われています。ビジネス文書では「提案」を求められることが多いので、最後は提案で締めるという考え方です。
「自己PRや、志望動機」でも、「そんな私は御社で活躍できると考えています」と、基本的にどんな設問でも「私を採用すればメリットがありますよ」という売り込み（提案）で占めるのが基本になると思います。
